Politiques concernant la composition du Conseil et les élections
1. Le conseil d’administration doit être composé d’un minimum de trois membres et d’un maximum de 25 membres (le conseil d’administration actuel compte neuf (9) sièges).
2. Les administrateurs doivent avoir un minimum de 18 ans et être soit des membres à part entière en règle du CCSAT soit les représentants officiels d’organismes membres à part entière en règle.
3. Les administrateurs sont élus pour un mandat décalé. Au moins cinq sièges seront comblés lors des élections de 2010. Ces cinq sièges seront pour un mandat complet de deux ans. Des sièges additionnels pour un mandat de un an pourraient devenir disponibles d’ici la date limite pour les nominations.
4. Les administrateurs seront élus par les membres par le biais de votes envoyés et retournés par la poste. Les résultats finals de l’élection seront annoncés lors de l’assemblée générale annuelle.
5. Seuls les membres à part entière et les représentants officiels d’organismes membres à part entière peuvent voter lors des élections du conseil d’administration.
La présentation des candidatures
1. Pour se présenter aux élections, la candidature de la personne doit être proposée et acceptée, et celle-ci doit soumettre un profil biographique et se conformer aux procédures électorales du CCSAT. Les membres peuvent proposer leur propre candidature.
2. Seuls les membres à part entière et les représentants officiels d’organismes membres à part entière peuvent se présenter aux élections du conseil d’administration (c’est-à-dire être proposés comme candidats).
3. L’appel aux candidatures et le formulaire de mise en candidature seront distribués à tous les membres à part entière dès le 16 août 2010. Ces documents seront également disponibles dans le site Web du CCSAT, dans les deux langues officielles.
4. Tous les candidats doivent remettre un profil biographique d’un maximum de 250 mots en français (ou 200 en anglais). Les candidats doivent s’assurer que leur profil est lisible et exact. Le CCSAT pourrait les réviser par souci de concision. Le profil devrait fournir des renseignements pertinents en ce qui concerne les qualités d’un candidat idéal telles que décrites dans l’appel aux candidatures.
5. Les propositions de candidatures complètes (formulaire de mise en candidature, formulaire d’acceptation de la mise en candidature, signature du président ou du directeur exécutif pour les représentants officiels d’organismes et biographie) doivent être reçues avant le 13 septembre 2010 afin d’être incluses dans le bulletin de vote. Le matériel d’appui et les candidatures incomplètes ou reçues après cette date ne seront pas considérés.
Le scrutin
1. Le lundi 20 septembre 2010, les articles suivants seront envoyés à tous les membres à part entière:
- un bulletin de vote (indiquant les noms des candidats proposés avant le 13 septembre)
- un profil biographique de chaque candidat
- une enveloppe-réponse port payé et codée
3. Afin de voter, les membres devraient suivre le processus suivant :
a. plier le bulletin de vote rempli, le mettre dans l’enveloppe-réponse port payé et codée puis sceller cette dernière;
b. sceller et poster l’enveloppe-réponse port payé adressée au CCSAT.
Tout juste avant l’AGA, l’enveloppe-réponse codée sera ouverte par le directeur du scrutin et sera séparée du bulletin de vote. Le code sera coché sur la liste des électeurs et les votes seront comptés.
4. Les bulletins de vote doivent être remplis et mis à la poste au plus tard le vendredi 15 octobre 2010.
Il n’y aura aucune possibilité de voter pour l’élection du Conseil d’administration en personne ou par procuration à l’AGA. Tous les membres sont priés de voter à l’avance, par courrier.
Résultats du scrutin
1. Les bulletins de vote seront ouverts et comptés par le directeur du scrutin, en présence de scrutateurs choisi par le comité des mises en candidatures.
2. Les candidats qui reçoivent le plus grand nombre de votes seront retenus. En cas d’égalité, le résultat sera décidé à pile ou face.